辦公自動化
概述

如果您正在思考從關注產品和服務的傳統型企業,轉型為關注人的創新與高效溝通的社會化企業,用友辦公自動化系統可以説明您通過網路技術,建立一張高品質、高效率的資訊網路,實現移動辦公、資源分享、高效協同的交易處理機制,為員工提供一個即時有效的資訊交流管道,為領導提供一個方便有效的事件跟蹤和監督手段,從而實現辦公現代化、資訊資源化、傳輸網路化和人性化管理。

  • 制度的規範與執行得不到保障
    診斷:審批週期長,業務停滯,特事特辦越來越多,制度流於形式,其管理難點是:
      1. 常常因中間環節的延誤,如常常因為管理層的出差,導致工作的停頓
      2. 積攢的工作變成不得不立即處理的緊急事務
      3. 打破常規的特事特辦違章處理情況大大增加
    業務的溝通和協作不順暢,導致延誤,效率下降
    診斷:診斷:部門之間相互推諉扯皮,工作效率下降,組織管理成本上升,其管理難點是:
      1. 企業在涉及到跨部門協作的時候,經常會因為某一個或多個部門的原因而導致工作的延誤
      2. 追查的過程中,部門之間大多數情況下是相互推諉,推卸責任
    對下級的過程監控不到位,資訊多級傳遞失真
    診斷:資訊多級傳遞失真,過程缺乏跟蹤和監督,事情的處理結果事與願違:
      1. 無法做到對下級任務執行過程的全程監控
      2. 無法及時糾正錯誤並進行催辦和督辦
      3. 上級交辦的任務沒有被及時正確的執行功率
    知識的收集、整理與共用困難,員工的生產效率和技能素質提升緩慢
    診斷:重要有價值資料的丟失,知識查找困難,不易共用學習,降低企業核心競爭能力:
      1. 員工的正常流動對公司來說是很正常的事情,但如果沒有統一的知識管理平臺,關鍵崗位員工的流失會給企業造成不可估量的損失
      2. 存在這些員工電腦中和個人文件櫃中的大量有價值的客戶資料和重要資訊會隨著他們的離去而丟失
    時間和計畫的管理不到位,員工的執行能力降低,協作資訊缺乏透明度
    診斷:工作效率下降,重要事情被疏忽,損失難以彌補:
      1. 員工執行能力欠缺
      2. 協作資訊嚴重缺乏透明度
      3. 時間衝突,全組織的工作效率非常低
    辦公資源管理不妥善,資源利用率低,辦公成本高
    診斷:資源閒置浪費,資源使用衝突,企業運營成本過高,這些問題是:
      1. 不能及時、準確提供企業內部現有的資源使用狀況
      2. 企業各種資源的調動、使用記錄得不到透明化和嚴格控制;
      3. 資源的利用率底下
      4. 企業固定資產和管理費用的開支很高
      5. 辦公成本很高常低
  • 程序控制,規範管理
      説明企業通過“表單+流程”的方式實現制度落地,實現上級對下級的過程監督和結果控制,提高管理能見度;隨機協作過程、結果視覺化、提高授權協作有效性;是組織級體系化管理手段的實施平臺。
    敏捷組織,快速回應
      通過協同與郵件打通等手段,把外部資訊的回應轉化為內部協同,減少資訊衰減;由下而上的資訊呈報,縮短資訊對稱時間、過程;隨需應變組建“跨部門”的動態專案團隊;實現流程集成,內部流程處理結果轉化為向下的回饋和對外部及時回應;移動協同,即時審批、處理。
    整合系統,輔助業務溝通、協作和決策
      作為管理層以及全部組織成員的日常溝通和協作平臺,通過單點登錄關聯其他應用,避免不同系統的多次登錄;與 ERP 等其他業務系統實現資料級的整合應用,完成同一個業務流程的各節點之間的資訊對稱和輔助決策審批流程的支援,實現管理層在協同辦公中對 ERP流程的審批,滿足組織對現有業務系統相整合的擴展性需要,提升個人工作效率和減低組織管理成本。
    改善溝通,共用知識,促進文化建設
      知識、經驗、過程等資訊集中存儲、共用、統一管理;根據內容授權學習,方便、靈活。以協同、線上消息等功能打破溝通的時空局限性,擴展溝通手段。利用公告、新聞、調查功能採集大面積回饋。通過開設管理主題論壇,、增強組織成員參與的興趣、加強溝通、輔助完成文化建設。
    有效減少運營成本:實現無紙化辦公,節約會議成本
      大大降低通訊費用;提升單兵效率,有效抑制人力數量增長。
  • 協同辦公管理能完成日常的行政辦公、審批和管理等工作,同時也是一個應用集成平臺和統一的門戶,實現多種業務系統的單點登錄和業務集成,企業內部各單位、部門、組群、員工之間,包括與外部供應商、外協廠、分銷商、客戶能超越組織、地理、時空界限,進行及時高效、有序可控、全程共用的溝通和處理,適合領導決策把控、中層執行和全員辦公應用。

    診斷問題:如何提高市場反應速度?
      對策一:郵件轉內部協同
      把郵件等外部資訊轉化為內部的協同,實現內外資訊的快速交互。
      對策二:按業務設流程週期
       對於任務、協作、審批等流程、關鍵節點進行週期設置,保證快速回應。
      對策三:定制資訊收集範本
       把資訊搜集和回饋的內容,通過定製表單範本固定化。
    診斷問題:如何保證訂單的準時交付?
      對策一:公告和新聞
       及時的發佈和查閱公司的各種新聞、規章制度、通知和活動安排等相關資訊。
      對策二:網路調查
       通過發起調查,在企業範圍內廣泛進行民意搜集,協助企業瞭解企業、員工真實情況,為高層決策系統提供最真實的資訊。
    診斷問題:如何在企業內部進行即時交流?
      對策一:企業的即時通訊工具—UTU
       可以實現企業內部人員的即時溝通、交流,可以支持單人會話、多人會話、檔案傳輸、群組協作、截屏插圖等。
      對策二:共用U8AIO的消息及任務
       UTU可搭建在 U8 All-in-One基礎之上 ,用戶在UTU中可以接收來自U8、CRM、PLM的系統消息,即時共用預警、業務通知、工作流任務的審批等消息及工作任務。
      對策三:支持多形式的業務通知
       用戶在業務處理的過程中,可以通過UTU/門戶/手機/郵件四種方式通知到相關的人員,比如業務主管在查看審批後的訂單後,可以即時給客戶發郵件並攜帶訂單附件,業務主管可以把有問題的訂單鎖定後通知給生產人員、業務員等等。
      對策四:豐富的業務對接
       UTU提供標準介面,可與企業其他各種業務系統進行對接,除了能夠獲取與其集成的協力廠商系統的使用者組織外,還支援使用者自建,實現企業內人員與客戶、供應商等相關外部人員的即時溝通。
    診斷問題:如何實現OA與ERP的整合?
      對策一:表單直接生成憑證
      通過設置對應的科目和憑證定義,審批後的表單直接轉化成ERP中的記帳憑證
      對策二:消息共用
      通過整合人員組織等基礎資料以及消息推送機制,門戶消息、待辦任務、預警資訊可以共用,及時的進行業務預警和提醒
  •   天津鬱美淨集團以生產經營系列化妝品而享譽全國,是一個集化妝品研發、彩色印刷、香精香料、設備製造等於一體的現代化企業集團,也是一個低碳生態綠色企業和完全擁有自主智慧財產權的現代企業。旗下擁有鬱美淨、鬱嬰坊、漢草香妍等自主品牌列入全國化妝品行業十強,取得300多項國家專利,享有中國馳名商標、中國名牌產品、消費者信得過產品等榮譽,並獲得中國化妝品最具影響力品牌的稱號。
      天津市金郁華商貿有限公司是鬱美淨集團旗下全資子公司,全面負責鬱美淨集團生產的三大品牌化妝品,負責面向全國銷售及出口業務。金郁華商貿有限公司下設十四家商貿子公司,在全國建立了十二個辦事處,擁有一支近千人的精幹優秀的銷售團隊。
    診斷問題
      1、異地辦公管理:金郁華商貿組織架構相對水準化,人員分散各地,日常辦公無線上系統支撐,缺乏資訊溝通及共用平臺。另外,由於大部分業務員常年在外,企業文化傳遞沒有好的載體,員工缺乏歸屬感。
      2、業務員費用管理:業務員遍及全國各地,費用申請及填報均通過紙質手工操作、依靠傳真等傳統方式進行審批操作。效率、真實性均無法保證。
      3、核心運營流程審批:日用化妝品的市場競爭極其激烈,各種促銷活動,價格調整比較頻繁。傳統模式下各地通過傳真上報,無法根據市場需求快速做出回應,週期長、可追溯性差。金郁華商貿提出,不強求將企業內部辦公流程全盤無紙化,而是決定採用80-20的法則,將制約企業效率的遠端審批、跨業務部門審批的核心流程進行線上審批。
    診斷方案
    1、建立集中管控的費用管理平臺
      通過資訊化工具,解決目前銷售管理中費用申報不規範、不及時、費用報銷週期長的難題,通過資訊化系統實現申報制度化、審批快速化、準確化的管理要求。
    2、建立統一的資訊資源管控平臺
      通過資訊門戶及文檔管理機制,建立完善的規章制度和文檔管理流程,規範內部公文、通知、公告的發佈,構建高效統一的資訊資源管控平臺。提高查看的及時性及簡便性,保證資訊的安全、準確及可追溯。
    3、建立員工自助工作平臺
      滿足各業務部、各部門全體人員使用系統線上辦公的需要,,形成全員的個人辦公處理桌面,集個人待辦工作處理、常用文檔查看、流程快速發起與一體的自助辦公平臺。通過IM工具進行公司內的即時資訊交流。
    應用效果
    費用管理、立項管理更加規範
      審批流程更加規範化,同時流程線上審批後,能將流程設置不合理的環節進行放大,進而為流程優化提供依據。
    立項審批效率極大提高
      通過OA系統及時進行線上審批,立項效率提高,意味著回應市場的能力提高,在激烈的市場競爭中獲得優勢。
    文檔管理更規範
      文檔管理是企業知識管理的基礎,通過文檔管理逐步打通企業內部學習的壁壘。
    內部溝通高效、便捷
      審批留痕,節約成本,不再扯皮。
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